Avant d’envoyer un fax, demandez au destinataire s’il accepte plutôt un PDF par messagerie ou par un portail sécurisé. Si le fax reste exigé, vous pouvez utiliser un appareil compatible ou un prestataire en ligne.
Avec une imprimante multifonction
- Vérifiez que l’appareil possède une fonction fax et qu’il est relié à une ligne compatible.
- Placez les pages dans le chargeur dans le sens indiqué.
- Saisissez le numéro complet du destinataire.
- Ajoutez une page de garde avec vos coordonnées, le nombre de pages et le destinataire.
- Lancez l’envoi et conservez le rapport de transmission.
Pour un document important, appelez le destinataire afin de confirmer le numéro avant l’envoi. Un rapport « réussi » prouve une transmission technique, pas nécessairement la lecture du document par la bonne personne.
Avec un service de fax en ligne
Un service en ligne permet généralement d’importer un PDF, de saisir le numéro puis de recevoir une confirmation. Avant de lui confier un document, vérifiez l’identité du prestataire, le pays d’hébergement, la durée de conservation, les destinataires des données et la procédure de suppression.
Protéger les informations envoyées
- ne transmettez que les pages nécessaires ;
- masquez les données inutiles ;
- évitez un service gratuit inconnu pour des données médicales, bancaires ou administratives ;
- contrôlez chaque chiffre du numéro avant de valider ;
- archivez le document envoyé et la confirmation.